AQSA MANDI HOUSE

Aqsa Mandi House-ന്റെ ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ബില്ലിംഗ് + കണക്ക് management system ആണിത്. കടയിലെ എല്ലാ കാര്യവും — ഓർഡർ, ബിൽ, അടുക്കള ഓർഡർ, ദിവസത്തെ കണക്ക്, ചെലവ്, ലാഭം — ഒറ്റ system-ൽ.

പഴയ രീതിയിൽ — paper bill, notebook കണക്ക്, വാമൊഴി ഓർഡർ — ഇതെല്ലാം ഈ App-ലേക്ക് മാറുന്നു. ഗുണങ്ങൾ:

• ഓർഡർ തെറ്റില്ല — അടുക്കളയിൽ എഴുതിയ ഓർഡർ (KOT) പോകും.
• കണക്ക് clear — ഓരോ ദിവസവും എത്ര വിറ്റു, എത്ര ചെലവായി, drawer-ൽ എത്ര ഉണ്ടാകണം — auto.
• ആരും പറ്റിക്കില്ല — ഏത് bill ആര് cancel ചെയ്തു, ആര് settle ചെയ്തു — എല്ലാം log-ൽ.
• എവിടെ നിന്നും കാണാം — owner/master phone-ൽ live കണക്ക്.
• AI സഹായി — master-ന് മലയാളത്തിൽ കണക്ക് ചോദിക്കാം.

ഓരോ ആൾക്കും അവരുടെ പണിക്ക് വേണ്ടത് മാത്രമേ കാണൂ. ഇത് കണക്ക് safe ആക്കാനും confusion ഒഴിവാക്കാനും.

പുറത്തുള്ള ആർക്കും സ്വയം account ഉണ്ടാക്കാൻ പറ്റില്ല. Master/Owner മാത്രമേ ഓരോ ജോലിക്കാരനും login ഉണ്ടാക്കൂ.

1. Browser-ൽ www.controlaqsa.com തുറക്കുക.
2. Master/Owner നിങ്ങൾക്ക് തന്ന email + password ഇടുക.
3. "Login" അമർത്തുക → നിങ്ങളുടെ role അനുസരിച്ച് screen വരും.

വെയിറ്റർമാർ ഏറ്റവും കൂടുതൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഭാഗം. വളരെ ലളിതം.

🍽️ ഓർഡർ എടുക്കാൻ:

1. Tables screen-ൽ — customer ഇരിക്കുന്ന table number tap ചെയ്യുക.
2. Menu-വിൽ നിന്ന് item-കൾ tap ചെയ്ത് ഓർഡറിലേക്ക് ചേർക്കുക (ഉദാ: Chicken Mandi).
3. എണ്ണം മാറ്റാൻ + / − അമർത്തുക.
4. KOT അമർത്തുക → ഓർഡർ അടുക്കളയിലേക്ക് പോകും (വില ഇല്ലാതെ).

🧾 ബിൽ കൊടുക്കാൻ (customer പോകുമ്പോൾ):

1. ആ table വീണ്ടും തുറക്കുക.
2. Settle & Print അമർത്തുക.
3. Payment mode തിരഞ്ഞെടുക്കുക — Cash / GPay / PhonePe / Card.
4. ബിൽ print ആകും (മുകളിൽ Aqsa logo + total). Table വീണ്ടും "Free" ആകും.

KOT = Kitchen Order Ticket = അടുക്കളയിലേക്കുള്ള ഓർഡർ ചീട്ട്.

Customer ഓർഡർ ചെയ്യുമ്പോൾ — അടുക്കളയിലെ പാചകക്കാരന് എന്ത് ഉണ്ടാക്കണം, എത്ര എണ്ണം എന്ന് അറിയാൻ വേണ്ടി പോകുന്ന ചീട്ടാണ് KOT.

ഒരു ഓർഡർ റദ്ദാക്കണമെങ്കിൽ (customer പോയി, ഓർഡർ തെറ്റി) — table തുറന്ന് Cancel അമർത്തുക.

Owner/Master-ന്റെ dashboard-ൽ — ഇന്നത്തെ cancel എണ്ണം ചുവപ്പ് നിറത്തിൽ കാണിക്കും. പതിവിലും കൂടുതൽ cancel ഉണ്ടെങ്കിൽ അവർ ശ്രദ്ധിക്കും.

കണക്ക് നോക്കുന്ന ആൾക്കും (accounts/manager), owner-നും, master-നും കാണാവുന്ന ഭാഗം. Staff-ന് ഇത് കാണില്ല.

"Accounts" tab-ൽ ഉള്ളവ:

• Cash Book — ദിവസത്തെ പണത്തിന്റെ വരവ്-ചെലവ്.
• Expenses — പച്ചക്കറി, gas, വാടക, salary തുടങ്ങിയ ചെലവുകൾ.
• Suppliers — സാധനം തരുന്നവർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ളത്.
• Customer പറ്റ് — customer-മാർ തരാനുള്ള കടം.
• Profit (P&L) — മാസത്തെ ലാഭം.

കടയിൽ ഒരു ചെലവ് ഉണ്ടാകുമ്പോൾ (ഉദാ: ചിക്കൻ വാങ്ങി, gas അടച്ചു) ഉടനെ ഇത് രേഖപ്പെടുത്തുക. ഇല്ലെങ്കിൽ ദിവസത്തെ കണക്ക് match ആകില്ല.

1. Accounts → Cash Book → Add Expense (ചെലവ്) വിഭാഗത്തിലേക്ക് പോകുക.
2. Category തിരഞ്ഞെടുക്കുക — ഉദാ: Vegetables / Meat / Gas / Rent / Salary.
3. വേണമെങ്കിൽ Sub-category — ഉദാ: Vegetables → Tomato.
4. Amount (₹) ഇടുക.
5. ഒരു Note ഇടുക (ഉദാ: "20kg ചിക്കൻ").
6. Add Expense അമർത്തുക → closing balance auto മാറും.

ഓരോ ദിവസവും — drawer-ൽ (പണപ്പെട്ടിയിൽ) എത്ര രൂപ ഉണ്ടാകണം എന്ന് App തന്നെ കണക്കാക്കും.

🤝 Supplier (നമ്മൾ കൊടുക്കാനുള്ളത്)

ചിക്കൻ/അരി/പച്ചക്കറി supplier-ന് ഇപ്പോൾ പണം കൊടുത്തില്ലെങ്കിൽ — അത് track ചെയ്യാം.

1. Suppliers → supplier ചേർക്കുക (പേര്, phone, എന്ത് തരുന്നു).
2. സാധനം വാങ്ങുമ്പോൾ — Purchase entry (amount). കൊടുക്കാനുള്ളത് കൂടും.
3. പണം കൊടുക്കുമ്പോൾ — Payment entry. ബാക്കി കുറയും.
4. ഓരോ supplier-നും Balance Due കാണാം. മൊത്തം "Total Payable" മുകളിൽ.

📝 Customer പറ്റ് (customer തരാനുള്ളത്)

ഒരു customer-ന് കടം (പറ്റ്) കൊടുത്താൽ — അത് track ചെയ്ത് പിന്നെ collect ചെയ്യാം.

1. Customer Credit → customer ചേർക്കുക (പേര്, phone).
2. കടം കൊടുക്കുമ്പോൾ — Credit entry (amount).
3. തിരിച്ച് തരുമ്പോൾ — Payment entry.
4. WhatsApp reminder button — customer-ന് "₹X പറ്റ് ഉണ്ട്" എന്ന് ഒറ്റ tap-ൽ ഓർമിപ്പിക്കാം.

Owner/Master login ചെയ്താൽ — ആദ്യം കാണുന്നത് Dashboard ആണ്. ഒറ്റ നോട്ടത്തിൽ ഇന്നത്തെ അവസ്ഥ.

📊 Dashboard-ൽ കാണുന്നവ:

• Cash in hand — ഇപ്പോൾ drawer-ൽ ഉണ്ടാകേണ്ട പണം.
• Total Payable — supplier-മാർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ളത്.
• Total Receivable — customer പറ്റ് (തരാനുള്ളത്).
• ഇന്നത്തെ Sales + എത്ര ബിൽ.
• Cancelled bills — ചുവപ്പിൽ (ശ്രദ്ധിക്കാൻ).
• ഈ മാസത്തെ Profit.

📈 Reports:

ഏത് ദിവസവും/മാസവും തിരഞ്ഞെടുത്ത് — sales, top items, payment-mode വിഭജനം (Cash/GPay/PhonePe), ഏത് bill ആര് settle ചെയ്തു — എല്ലാം കാണാം.

പുതിയ item ചേർക്കാനും, വില മാറ്റാനും, photo ഇടാനും — Owner/Master-ന് മാത്രം.

1. Menu tab-ലേക്ക് പോകുക.
2. പുതിയ item-ന് — + Add Item അമർത്തുക.
3. പേര് + വില (₹) ഇടുക.
4. Photo upload — item-ന്റെ ഫോട്ടോ ചേർക്കാം (billing screen-ൽ കാണും).
5. വില മാറ്റാൻ — ആ item-ന്റെ വിലയിൽ tap ചെയ്ത് edit ചെയ്യുക.
6. Item മാറ്റണമെങ്കിൽ — delete (🗑️) അമർത്തുക.

കടയിലെ table എണ്ണം മാറിയാൽ — App-ലും മാറ്റാം.

1. Settings-ലേക്ക് പോകുക.
2. Table count option കണ്ടെത്തുക.
3. എണ്ണം മാറ്റുക (ഉദാ: 15 / 20 / 25).
4. Save → Tables screen ഉടനെ പുതുക്കും.

🖼️ Logo & പേര്

Settings → Logo upload → Aqsa logo ഇടുക. ഇത് header, login, ബിൽ, KOT — എല്ലായിടത്തും വരും. പേരും Arabic subtitle-ഉം edit ചെയ്യാം.

🔢 Cancel PIN

Settings-ൽ — bill cancel/security PIN മാറ്റാം. Default 1234 ഉടനെ മാറ്റുക (staff അറിയാത്ത ഒന്നിലേക്ക്).

🗂️ Manage Categories

Owner/Master-ന് — സ്വന്തമായി ചേർക്കാം/മാറ്റാം:

• Cash In reasons — extra വരവിന്റെ കാരണങ്ങൾ.
• Expense categories + sub-categories — ഉദാ: Vegetables → Tomato, Onion.
• Payment modes — Cash, GPay, PhonePe, Card... പുതിയത് ചേർക്കാം.

ദിവസത്തെ കണക്ക് partners-ന്റെ WhatsApp group-ലേക്ക് ഒറ്റ click-ൽ.

1. Dashboard-ൽ Today's Summary അമർത്തുക.
2. ഇന്നത്തെ കണക്ക് (sales, cancelled, payment വിഭജനം, closing) ഒരു message ആയി കാണാം.
3. COPY അമർത്തുക → text copy ആകും → partners-ന്റെ WhatsApp group-ൽ paste ചെയ്ത് send.
4. അല്ലെങ്കിൽ — ഓരോ partner-ന്റെയും "Send to [പേര്]" button അമർത്തി ഓരോരുത്തർക്കും അയക്കാം.

കണക്ക് Excel ആയി download ചെയ്യാം — accountant-ന് കൊടുക്കാൻ, tax-ന്, sൂക്ഷിക്കാൻ.

• Reports screen-ൽ — "Download Excel" (Daily / Monthly).
• P&L sheet — ഒരു മാസത്തെ: വരവ് (Sales) − ചെലവ് (category തിരിച്ച്) = Net Profit. ഇതും Excel ആയി download ചെയ്യാം.

ഏറ്റവും ഉയർന്ന തലം. Master-ന് മാത്രമുള്ള 2 പ്രത്യേക കാര്യങ്ങൾ.

👥 User Management (ജോലിക്കാരെ ചേർക്കൽ)

1. Users screen-ലേക്ക് പോകുക.
2. പുതിയ ആൾക്ക് — പേര്, email, password ഇട്ട് create ചെയ്യുക.
3. role തിരഞ്ഞെടുക്കുക — master / owner / accounts / staff.
4. നിലവിലുള്ള ആളുടെ role — ഒറ്റ tap-ൽ മാറ്റാം.

🤖 AI സഹായി (master-ന് മാത്രം)

കടയുടെ കണക്ക് മലയാളത്തിലോ ഇംഗ്ലീഷിലോ ചോദിക്കാം. AI data നോക്കി ഉത്തരം പറയും. ഉദാഹരണം:

• "ഈ മാസം ഏറ്റവും കൂടുതൽ വിറ്റ item ഏതാണ്?"
• "ഇന്ന് എത്ര rupee വിറ്റു?"
• "Supplier-ന് ഇപ്പോൾ എത്ര കൊടുക്കാനുണ്ട്?"
• "ഈ ആഴ്ച ഏറ്റവും sales കൂടിയ ദിവസം?"

🌅 രാവിലെ (Staff)

• App തുറന്ന് login ചെയ്യുക. Tables എല്ലാം "Free" ആണോ നോക്കുക.

☀️ ദിവസം മുഴുവൻ

• Staff: ഓരോ table-ന്റെയും ഓർഡർ → KOT → settle & print.
• Accounts/Owner: ഓരോ ചെലവും ഉടനെ Expense-ൽ ചേർക്കുക.

🌙 രാത്രി closing

1. Drawer-ലെ പണം എണ്ണുക → App-ലെ Closing balance-മായി match ചെയ്യുക.
2. Payment-mode വിഭജനം നോക്കുക (Cash/GPay/PhonePe match ആണോ).
3. Cancelled bills നോക്കുക — പതിവിലും കൂടുതലുണ്ടോ?
4. Today's Summary → WhatsApp group-ലേക്ക് അയക്കുക.
5. Master: വേണമെങ്കിൽ AI-യോട് ദിവസത്തെ കണക്ക് ചോദിക്കാം.